Czy firma do funkcjonowania potrzebuje pieczątki? Jeżeli zapytalibyśmy prawnika, usłyszelibyśmy, że przepisy są dosyć jasne, tym niemniej w praktyce bywa różnie. W teorii bowiem stempel potrzebny nie jest, ale bardzo ułatwia życie i pozwala na lepszą reklamę firmy. Jest to proste i wygodne rozwiązanie, pozwalające na upłynnienie pracy sekretariatu czy księgowości w mniejszym oraz większym zakładzie.
Pieczątki firmowe nie są wymagane prawem w przypadku prywatnych przedsiębiorstw – ten przepis dotyczy bowiem przede wszystkim zakładów państwowych, takich jak szkoły czy urzędy. Dla przykładu, stempel szkoły na legitymacji upoważnia ucznia do ulg. Jest dowodem na ważność dokumentu i będzie sprawdzany przy zakupie ulgowych usług – państwowe firmy traktują ją z wielką powagą. Dlatego też prywatna firma powinna zadbać o to, by podkreślać swój profesjonalizm za pomocą doskonale dobranej pieczątki.
Pieczątka nie jest obowiązkowa, ale procedury Urzędu Skarbowego i niektórych banków są tak skonstruowane, że czasami mogą wręcz wymagać posiadania pieczęci, a płatnik będzie zapytany listownie, dlaczego jego firma nie posiada stempla. To wprowadza niepotrzebne opóźnienia w pracy zakładu – w czasie odłożone zostaje rozpatrzenie wniosku urzędowego. Dobre pieczątki (Katowice są miastem, do którego możemy je zamówić
i wygodnie odebrać w paczkomacie!) powinniśmy zamawiać zanim nasza firma na dobre otworzy podwoje.
Pieczątka zapewnia mnóstwo ułatwień
Wymagania prawne są takie, że na niektórych dokumentach (oraz – jak wiadomo – listach) musi znajdować się adres danej firmy, jej NIP, czasami również numer telefonu czy e-mail. Ręczne pisanie tego za każdym razem będzie spowalniać pracę i powodować opóźnienia. O ile łatwiej wszystko zrobić, kiedy mamy własną pieczątkę!
To ułatwia życie także naszym klientom. Nie muszą oni długo szukać naszego adresu czy numeru telefonu – wszelkie dane kontaktowe znajdują się na fakturze czy dokumencie, na którym znajduje się z kolei nasza pieczątka. W ten sposób zapewniamy sobie stały kontakt,
a także i reklamę, bo osoba trzecia również w ten sposób zapamięta nazwę firmy.
Zaprojektuj sobie ją sam!
Dodatkowym atutem zamówienia własnej pieczątki jest możliwość stworzenia jej ogólnego wyglądu on-line. Zdecydujemy wtedy o kształcie i ogólnej kompozycji tekstu. Możemy
w trakcie takiego projektowania dodać również niewielki logotyp naszej firmy, aby w pamięć klientów zapadł także projekt graficzny.
O czym warto jednak wiedzieć: pieczątki zamawiajmy tylko w sprawdzonych miejscach,
u producentów, którzy naprawdę znają się na rzeczy. Unikniemy w ten sposób źle stworzonych stempli, które będą rozmazywały tusz po całej kartce.
Reasumując, stworzenie i zaprojektowanie pieczątki nie jest rzeczą trudną, o ile to pierwsze powierzymy fachowcom, producentom, którzy naprawdę wiedzą, co robią. Nie są one wymagane przez prawo, ale urzędnicy mogą czasami wymagać od nas ostemplowania dokumentów. Dobrze jest być przygotowanym na wszystkie ewentualności!
